みなさんこんにちはKeizoです。
みなさんは普段、予定通りに仕事を完了できていますか？
思ったように仕事が進まず、どんどん溜まってしまうという悩みを持っている人は年齢に関わらず多いのではないでしょうか。
私もつい最近までその中の一人でした。
所属しているグループが周りに比べて業務量が多いということもあり、気づいたら予定通りに進んでいないということが日常茶飯事でした。
この記事では、かつての私と同じ悩みを持つ社会人のために、4ステップで仕事が溜まらなくなる方法をお伝えしたいと思います。
・仕事の進め方を悩んでいる人
・仕事が溜まってしまうひと
・ToDoリストを作ってもすぐに崩壊してしまう人
目次
参考文献
タイトル：仕事に追われない仕事術
著者：マーク・フォースター、青木高夫［訳］
読みやすさ
具体性
おすすめ度
結論
以下の4ステップで取り組むことで、効率よく仕事を進めることができます。
1.仕事の依頼は実行可能な仕事のみ受ける
2.プロジェクトはタスクに細分化して、各タスクのスケジュールを立てる
3.日々生まれる仕事は「仕事の棚」で緊急度ごとにランク分けする
4.日々の仕事はWILL DOリストに載せた項目のみ進める
仕事が遅れるのはなぜか
タスクのスケジュールが明確になっていない
プロジェクトはタスクの集合体です。
プロジェクトの完了日は決まっていることが多いですが、タスクのスケジュールが明確でないため、遅れが生じていても気づかず修正できない状況に陥ります。
集中して仕事が出来ていない
多くの場合、仕事が遅れたり溜まってしまうのは集中して仕事ができていないことが原因としてあります。
仕事を進めていてる最中に、以下のようなことを始めて仕事を中断することはありませんか？
・他にやらなければならないことを思い出して他の仕事を始める
・メールが来る度に仕事を中断して内容を確認する
・なんとなく気になっていた机の上の整理整頓を急に始める
今進めている仕事に集中できていないと仕事の効率が著しく下がってしまいます。
仕事に対する抵抗感がある
自分が不得意な仕事や初めての仕事は、なかなか手を付けることができないものです。
そして、気づいた時には期限が迫っている…なんてことがあります。
「今日こそ取り掛かるぞ！」と思っているけれど、気づいたら定時前だったという経験はありませんか？
これは、目の前に簡単な仕事があると衝動的に優先したくなり、大事な仕事が後回しにしているためです。
私を含め、多くの会社員が経験していることです。
仕事の引き受けすぎ
自分の処理能力以上の仕事を引き受けてしまうことで、単純に時間が足りなくなります。
新しい仕事の依頼が来たときは、何となく他の仕事とのバランスをイメージするだけで、頑張れば何とかできると考えて引き受けていませんか？
私もそうでしたが、何となくのイメージで上手くいくことはほとんどありません。
仕事を効率良く進めるために
実行可能な仕事を受ける
自分の能力をはるかに超えた仕事量では、効率化以前の問題となります。
仕事の依頼があったときは、自分のスケジュールと照らし合わせて他の仕事への影響を確認しましょう。
もし他の仕事に大きく影響する場合は、上司にその旨を伝えてスケジュール変更などの判断を仰ぎましょう。
プロジェクトをタスクに分けてスケジュールを決める
プロジェクトをタスクに細分化して、プロジェクトの完了予定日から各タスクのスケジュールを逆算して決めておくと良いです。
タスクはどこまで細かく分けるべきなの？
タスクの細かさについては、その仕事に対する抵抗感が無くなるまで細かくしていくと良いよ！
仕事は一旦「仕事の棚へ」
追加で発生する仕事は、一度「仕事の棚」へ置いて整理しましょう。
エクセルや手帳など使いやすいものに記入して以下のようにランク分けします。
緊急度1：他の仕事をすぐやめて今すぐ取り掛かる
緊急度2：今すぐにではないがその日のうちにアクションを起こす
緊急度3：明日以降やる
ここで大事なことは、頭の中でランク分けせずに自分で入力や記入をして目に見えるようにすることです。
自分で記入してランク分けすることで、理性的に仕事の内容を判別することができます。
緊急度1は災害時の避難のような超重要な内容のみが分類されます。
緊急度2は今日中の書類提出依頼を受けたときなどを分類します。
ほとんどの仕事は緊急度3「明日以降やる」に分類されることが望ましいです。
絶対にやってはいけないことは、仕事を受けるたびにその仕事をすぐ始めることです。
1つの仕事を集中して進めることで効率が上がるので、必ず「仕事の棚」で分類分けしましょう。
WILL DOリストを使う
TO DOリストは聞いたことがあるけど、WILL DOリストって何？
表で比較してみたから確認してみてね！
| WILL DOリスト | TO DOリスト |
| その日に「必ずする」と決めた仕事 | その日に「やるつもり」の仕事 |
| 原則、仕事の追加はない | 常に新しい項目が追加される |
| 今日やるべき仕事のみ | さまざまな時期の仕事 |
| 類似した仕事は一括処理する | バラバラに処理する |
| 効率が良い | 効率が悪い |
WLL DOリストはその日にやることがはっきりしていますが、TO DOリストは曖昧である印象を受けます。
前日の終わりに次の日に行う仕事をリストアップして、各項目の終了時間も記入しておきましょう。
決められた時間があることで集中して取り組む事ができるし、やり残しを減らすことができます。
以下は、リストの例です。
自分に合った内容に変更して使ってみてください。
「仕事の棚」の緊急度1、2の仕事も必要に応じて入れていきましょう。
1.前日のやり残し（～9：00）
2.プロジェクトのタスク（～12：00）
3.メール、電話への対応（～14：00）
4.書類の処理（～16：00）
5.机の整理整頓（～16：30）
6.次の日のWILL DOリスト作成（～16：45）
おそらく、今までWILL DOリストを使ったことが無い方は、多くがリストの予定通りに仕事が進まないと感じると思います。
でも心配しないでください。初めの頃は自分の処理能力が把握できていないので、予定よりも多く時間がかかってしまいます。
毎日続けることで自分の能力を把握できるようになり、やり残しも減っていきます。
まとめ
今回の記事では、効率よく仕事を進めるための方法を4ステップで紹介しました。
ポイントは以下の通りです。
・仕事の依頼は実行可能な仕事のみ受ける
・プロジェクトはタスクに細分化して、各タスクのスケジュールを立てる
・日々生まれる仕事は「仕事の棚」で緊急度ごとにランク分けする
・日々の仕事はWILL DOリストに載せた項目のみ進める
本日紹介した内容は、最初から上手くいかない場合もあると思います。
何事も練習なので、少しずつ精度を高めていきましょう。
今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。
