みなさんこんにちは。Keizoです。
社会人10年目です。
ビジネスに関する本を読んで、日々の仕事や生活で実践しています。
社会人経験が浅い人に向けて、実際に役に立った情報を発信していくので、ぜひ読んでみてください。
さて、上司に相談や依頼をするときに、いろいろ指摘されて焦ったことはありませんか?
上司によっては、詰めまくってくる人もいます。
相談するまでの準備であなたへの印象や、仕事がスムーズに進むかどうかが決まります。
今回の参考文献では、上司に何か説明する際の準備から伝え方まで紹介されています。
その中でも、私が特に大切と感じている準備についていくつか紹介します。
参考文献
タイトル：説明で相手を動かすフレームワーク：説明がうまくなる説明書
著者：まさしお
読みやすさ
具体性
おすすめ度
相手の理解度を考える
相手に報告をする時、相手がどこまで知っているかを考えて資料を作成する必要があります。
「そんなの当たり前じゃん」
と思うかもしれませんが、意外とできていない人が多いと思います。
私も指摘されることがあるので気を付けていきたいところです。
特に偉い人は日々色んな案件報告を受けているので、経緯から説明しないと忘れてしまうこともあります。
自分が担当しているプロジェクトは自分が1番理解しているので、これぐらいは知っているだろうと思っていることも相手は知らないかもしれないことを覚えておくと良いと思います。
相手が知りたい事を想像する
自分が説明したいことだけではなくて、相手が知りたい事を予め抑えておきましょう。
例えば、プロジェクトをすすめる中で何か問題が起きて上司に報告するとします。
その上司は何が知りたいのでしょうか。
それは、問題に対するあなたの意見です。
企業は、一人一人が考えて動かなければ成長しません。
上司も、意見を聞いて問題無ければOKを出すだけだし、問題があればアドバイスの内容を考えながら話を聞くはずです。
とりあえず、問題を報告したい気持ちもわかりますが、
もう一歩先まで考えてから、報告することを習慣にすると印象も良くなると思います。
他にも、データの根拠や試作結果の妥当性などを示すことが大切です。
相手が大切にしている事を考える
伝える相手が何を大切にしているかも考えて資料の準備をする必要があります。
普段から繰り返し発言していることは、相手が大切にしていることです。
特に、会社方針の説明会などは意識して聞いておきましょう。
まとめ
今回の記事では、相手に報告や説明するために大切なことを、準備段階に絞って紹介しました。
私は何事も準備が9割と考えています。
相手の事を考えて伝えることで、お互いに有意義な時間を過ごすことができると思います。
ぜひ意識して準備してみてください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
